店舗運営広告2026.08.31

紙カルテから電子カルテへ移行する前の注意点｜美容室が確認したい12項目

美容室が紙カルテから電子カルテへ移行する前に確認したい12項目を解説。個人情報、写真、同意、権限、退職者対応、CSV、解約時のデータ取得まで整理します。

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美容室の紙カルテを電子化すると、顧客名や来店履歴を検索しやすくなる可能性があります。一方で、紙の内容をそのまま入力すれば移行完了、という作業ではありません。

紙カルテには、連絡先、施術履歴、薬剤レシピ、アレルギーや健康状態、施術写真など、取り扱いに注意が必要な情報が含まれることがあります。入力項目、利用目的、同意、閲覧権限、退職者対応、写真の保存、解約時のデータ取得まで決めずに始めると、電子化後に情報が増えすぎたり、必要な記録を持ち出せなかったりする可能性があります。

この記事では、美容室が紙カルテから電子カルテへ移行する前に確認したい12項目と、営業を止めずに進める手順を整理します。特定サービスの安全性、業務時間の短縮、売上向上を保証するものではありません。

先に結論：全件入力より「今後使う項目」を決める

最初から過去の紙カルテを全件・全文入力しようとすると、移行作業が終わらなくなります。先に次の3つへ分けます。

分類	対象の例	移行方法の例
すぐ使う	予約済み顧客、直近来店者、継続施術中の顧客	切替前に優先入力
来店時に使う	しばらく来店のない既存顧客	再来店時に本人確認して入力
保管する	保存が必要な過去記録、入力不要な古いメモ	紙または安全な画像で期限を決めて保管

電子化は、紙をすべて画像にすることではなく、「予約・施術・会計・次回来店で確認する情報を、必要な人が正しく見られる状態にすること」です。

紙カルテの電子化で先に分けたい情報

紙カルテを10～20枚だけ確認し、書かれている情報を一覧にします。

氏名、電話番号、メールアドレス、生年月日
来店日、担当者、施術メニュー
薬剤名、配合、放置時間、使用量
アレルギー、皮膚状態、健康上の申告
施術前後の写真
会話メモ、好み、次回提案
同意書、問診票、署名
会計、回数券、店販、未収に関する記録

すべてを一つの自由記述欄へ入れず、「施術に必要」「連絡に必要」「安全確認に必要」「販促に使う」「保存だけ必要」に分けます。取得する情報を増やす前に、何のために使うかを説明できる状態にしてください。

電子カルテ移行前に確認したい12項目

1. 利用目的を顧客へ説明できるか

顧客情報を、予約連絡、施術記録、安全確認、次回来店案内など何に使うか決めます。

予約に必要な電話番号を、説明のないまま販促配信へ使うなど、当初の目的と異なる利用にならないよう確認してください。プライバシーポリシー、問診票、同意文、店頭案内の内容をそろえます。

2. アレルギー・健康情報の同意方法を決めたか

電子カルテへアレルギーや健康状態などを記録する場合、要配慮個人情報に該当する可能性があります。個人情報保護委員会のガイドラインと、利用するサービスの条件を確認し、必要な本人同意を取得します。

SALONAの2026年8月27日更新プライバシーポリシーでは、電子カルテでアレルギー情報・健康状態等の要配慮個人情報を扱う場合があり、店舗が顧客本人の同意を得て記録するものと説明されています。サービスへ入力しただけで、店舗側の説明や同意取得が不要になるわけではありません。

3. 移行する項目と移行しない項目を決めたか

古い略語、スタッフしか意味が分からない記号、現在使っていない薬剤名を、そのまま大量に移すと検索しにくくなります。

最低限の移行項目を決めます。

顧客を識別する項目
直近の来店日と担当者
継続施術に必要な薬剤・技術記録
注意事項と同意状況
次回来店時に確認する事項

主観的な評価や、施術に不要な私生活の記録は、そもそも保存が必要か見直します。

4. 同一顧客の重複をどう見つけるか

氏名の表記違い、旧姓、電話番号変更、家族で同じ連絡先を使う場合があります。氏名だけで自動的に統合すると、別人のカルテが混ざる危険があります。

氏名、電話番号、最終来店日など複数項目で候補を出し、統合は担当者が確認します。元データを残したままテストし、統合後の件数と合計が合うか記録してください。

5. 写真を保存する目的と範囲を決めたか

施術写真は、顔や特徴から本人を識別できる場合があります。撮影目的、保存範囲、顧客への提示、SNS掲載は分けて考えます。

カルテ記録として保存する写真
顧客本人へ共有する写真
スタッフ教育に使う写真
SNSや広告へ掲載する写真

カルテ保存への同意が、SNS公開への同意まで含むとは限りません。SNS・広告利用は別に確認し、公開範囲と撤回時の対応を決めます。

SALONAのプライバシーポリシーでは、施術写真をSupabase Storageに暗号化保存し、有効期限付き署名URLでアクセスすると説明されています。ただし、店舗側でも端末への保存、画面撮影、共有方法を管理する必要があります。

6. スタッフごとの閲覧・編集権限を分けられるか

全員が同じ共用アカウントを使うと、誰が閲覧・変更したか確認しづらくなります。

次の場面をテストします。

担当顧客以外を閲覧できるか
写真、健康情報、会計情報の表示範囲
カルテを修正・削除できる人
操作履歴を確認できるか
管理者権限を追加・変更できる人

SALONAの同ポリシーでは、要配慮個人情報へのアクセスを店舗オーナーと担当スタッフに限定し、サービス提供上必要なアクセスは担当者を限定して監査ログへ保存すると説明されています。公式FAQでは、スタッフ権限では給与、他スタッフの売上、店舗全体の経営数字は見えないとも案内されています。実際の店舗アカウントで設定できるカルテの閲覧範囲、監査ログを店舗側が確認できるか、退職者を停止する方法は試用中に確認してください。

7. 退職・休職・端末紛失時の手順があるか

退職者のアカウントを残す、共用パスワードを変更しない、私物端末へ写真を保存する、といった状態を避けます。

退職日までに行う作業を決めます。

アカウント停止
共有パスワード変更
端末・鍵・記録媒体の返却
ローカル保存データの確認
担当顧客の引継ぎ
操作履歴の確認

端末紛失時は、遠隔ロック、パスコード、画面ロック、サービス側セッションの失効方法を確認します。

8. 紙と電子の二重運用期間を決めたか

期限のない二重運用は、どちらが最新か分からなくなります。切替日と正本を決めます。

例：

切替前：予約済み顧客と直近来店者を入力
1～2週間：紙を参照しながら電子カルテへ記録
切替日以降：新しい記録は電子カルテを正とする
紙カルテ：保存期限・保管場所・廃棄方法を決める

紙を廃棄する前に、法令、契約、保険、施術内容に応じた保存要否を専門家へ確認してください。

9. CSVや画像を正しく取り込めるか

既存システムから移す場合は、CSVの列名、文字コード、日付形式、電話番号の先頭ゼロ、重複処理を確認します。

紙カルテを画像化する場合も、一枚の画像だけで検索・集計できるわけではありません。顧客ID、最終来店日、担当者、注意事項など、検索に使う項目は文字データとして登録する方法を検討します。

本番前に架空または匿名化した10件程度で取り込みを試し、件数、文字化け、改行、写真、重複を確認します。実在顧客データをサポートへ送る場合は、送信方法、委託範囲、削除方法を先に確認してください。

10. 退会時に持ち出せるデータを確認したか

導入前に、解約・乗り換え時の出口を確認します。

顧客基本情報をCSVで取得できるか
来店・予約・会計履歴を取得できるか
カルテ文章と写真を一括取得できるか
同意書や問診票を取得できるか
出力形式と文字コード
解約後に管理画面へ入れる期間
データ削除の時期と証明方法
移行支援の費用と所要日数

SALONAは他サービスからのCSV等による初期データ移行を案内し、公式ブログでは解約後のデータをCSV・Excelで持ち出せると説明しています。ただし、利用規約とプライバシーポリシーだけでは、写真、手書きスケッチ、問診票、電子署名済み同意書を含む出力項目、方法、費用、期限までは判断できません。申込み前に書面またはサポート回答で確認してください。

11. クラウド事業者へ任せる範囲を整理したか

クラウド型電子カルテを使っても、顧客情報を扱う店舗側の責任がなくなるわけではありません。個人情報保護委員会は、顧客数が少なくても、検索できる形で個人情報データベース等を事業利用していれば個人情報取扱事業者に当たると説明しています。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データの取扱状況を把握し、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じ、必要に応じて見直すことが示されています。

店舗側では、利用目的、同意、アカウント発行、スタッフ教育、端末管理、退職者対応、問い合わせ窓口を決めます。サービス側には、暗号化、バックアップ、障害対応、アクセス記録、委託先、データ保管地域などを確認します。

12. 漏えい・誤送信・誤共有への初動を決めたか

誤った顧客へ共有リンクを送る、私物端末を紛失する、退職者がログインできる、不正アクセスの疑いがある、といった場面を想定します。

最初に行うことを一枚へまとめます。

共有停止・アカウント停止・端末ロック
対象データ、人数、発生日時、原因の確認
サービス事業者と責任者への連絡
証拠となるログや記録の保全
二次被害の防止
個人情報保護委員会への報告・本人通知の要否確認

個人情報保護委員会は、要配慮個人情報を含む場合、不正目的の漏えい等、財産的被害のおそれ、1,000人を超える漏えい等など、個人の権利利益を害するおそれがある一定の事態について、報告と本人通知が必要と案内しています。個別判断は同委員会の窓口や専門家へ確認してください。

営業を止めない4週間の移行例

1週目：項目と責任者を決める

紙カルテ20枚を確認して項目を一覧化
移行する項目、入力しない項目を決定
利用目的と同意文を確認
管理者と問い合わせ担当を決定

2週目：テスト用データで操作する

架空顧客10件を登録
写真、注意事項、担当者、施術履歴を入力
スタッフ権限と共有リンクをテスト
CSV出力、修正、削除方法を確認

3週目：優先顧客を移行する

予約済み顧客
直近3～6か月の来店者
継続施術・注意事項のある顧客

件数と入力担当を決め、元の紙を残したまま照合します。

4週目：切替と紙の保管を固定する

新しい施術記録は電子カルテへ一本化
紙を参照した場合は移行済みの印を付ける
未移行顧客は再来店時に本人確認して登録
紙の保管場所、閲覧者、保存期限、廃棄方法を記録

無料トライアルで行う25分テスト

実在顧客の情報を使わず、架空データで確認します。

顧客を2人登録する
同姓同名と電話番号変更を再現する
施術履歴、薬剤、注意事項を入力する
施術写真を追加し、表示範囲を確認する
スタッフ限定メモと顧客共有内容を比較する
担当者アカウントで閲覧・編集範囲を確認する
退職者を想定してアカウントを停止する
誤って入力したカルテを修正し、履歴を確認する
顧客データを出力できるか確認する
解約時の取得形式と削除時期をサポートへ質問する

「入力しやすい」だけでなく、「見せない」「止める」「持ち出す」「削除する」操作まで試してください。

電子カルテ移行チェックリスト

[ ] 利用目的を顧客へ説明できる
[ ] アレルギー・健康情報の同意方法を決めた
[ ] 移行する項目と入力しない項目を分けた
[ ] 重複顧客を統合する確認手順がある
[ ] 写真保存とSNS掲載の同意を分けた
[ ] スタッフごとにアカウントと権限を設定できる
[ ] 退職・端末紛失時の停止手順がある
[ ] 紙と電子の二重運用終了日を決めた
[ ] テストデータでCSV・写真・改行を確認した
[ ] 解約時に取得できるデータと形式を確認した
[ ] クラウド事業者と店舗の担当範囲を整理した
[ ] 漏えい・誤送信時の連絡先と初動を決めた

まとめ

紙カルテから電子カルテへの移行は、入力作業より先に、情報の目的と管理方法を決めます。

全件入力せず、予約済み・直近来店者から始める
アレルギー・健康情報は同意方法を確認する
写真のカルテ保存とSNS公開を分ける
共用アカウントを避け、退職時に停止できるようにする
二重運用の終了日と正本を決める
導入前に解約時のデータ取得方法を確認する
漏えい・誤送信の初動を一枚にまとめる

最初の一歩は、実際の紙カルテ20枚にある項目を書き出し、「施術に必要」「連絡に必要」「安全確認に必要」「保存だけ必要」の4つへ分けることです。

公式情報の確認先

電子カルテの条件を公式サイトで確認する

予約、電子カルテ、会計、売上管理を一つにまとめて試す場合は、架空データで権限、写真共有、修正履歴、データ出力、退会時の条件まで確認してください。

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※成果条件は、実在するサロン・治療院または開業予定者による無料トライアル登録後、施術メニューを1件以上登録することです。本人・家族・関係者による申込みは対象外です。電子化による作業時間短縮、費用削減、予約増加、売上向上を保証するものではありません。