サロン予約システムの乗り換え手順｜顧客データ移行と並行運用の10段階
サロン予約システムを乗り換える手順を10段階で解説。顧客・予約・カルテの移行、並行運用、顧客案内、予約URL更新、旧契約終了まで整理します。
※広告・PR：この記事にはアフィリエイト広告を含みます。広告リンク経由で申込みが成立すると、当サイトへ報酬が支払われる場合があります。筆者の導入体験ではなく、公式情報を確認しながら、乗り換え前の作業を一般的な手順として整理しています。料金・機能・移行条件は変更される場合があるため、契約前に各サービスの公式情報をご確認ください。
サロン予約システムの乗り換えは、古いサービスを先に解約するのではなく、データの棚卸し、新システムの試用、並行運用、顧客案内、旧サービスの解約を順番に進めます。
予約台帳だけ移せても、顧客カルテ、写真、同意書、回数券、ポイント、未消化予約を確認しないまま切り替えると、営業開始後に情報不足が起きます。
この記事では、美容室、ネイル、まつげ、エステ、整体などの小規模サロンが、営業を止めずに予約システムを乗り換えるための10段階を解説します。
最初に決める3つの日付
作業を始める前に、次の日付を分けて決めます。
- 新システムのテスト開始日
- 新規予約の受付先を切り替える日
- 旧システムを解約する日
切替日と解約日を同日にすると、不足データが見つかったときに確認できない場合があります。旧サービスの契約期間と料金を確認し、必要な期間だけ重ねて運用します。
1．現在の予約経路を一覧にする
まず、予約が入る場所をすべて書き出します。
- 公式サイト
- Googleビジネスプロフィール
- LINE公式アカウント
- ポータルサイト
- 電話、店頭、紹介
予約システムだけを替えても、各媒体の予約URLが古いままでは顧客が旧画面へ進みます。媒体名、現在のURL、変更担当者、反映確認日を一つの表にします。
2．移すデータと移さないデータを分ける
「顧客データ」と一括りにせず、項目単位で確認します。
| 分類 | 確認するデータ |
|---|---|
| 顧客 | 氏名、連絡先、生年月日、来店回数 |
| 予約 | 未来予約、過去予約、キャンセル履歴 |
| カルテ | 施術内容、薬剤、注意事項、自由記述 |
| 添付 | 施術写真、同意書、問診票 |
| 会計 | 技術売上、物販売上、支払方法、値引き |
| 残高 | 回数券、ポイント、月額会員、前受金 |
不要な重複顧客や古いメモをそのまま移さず、保管根拠と利用目的を確認して整理します。
3．旧システムから出力できる形式を確認する
解約前に、管理画面とサポート窓口の両方で確認します。
- CSVまたはExcelで出力できる項目
- 写真やPDFを一括取得できるか
- 文字コードと日付形式
- 顧客IDを維持できるか
- 出力回数や期間の制限
- 解約後に閲覧・出力できる期間
「CSV対応」でも、カルテ写真や自由記述を含まない場合があります。サンプルを少量出力し、実際に開いてから作業日を決めます。
4．新システムの取込条件を確認する
新システム側では、受け取れるファイル形式と必須列を確認します。
- 対応する元サービス
- CSV・Excelのひな型
- 必須項目と最大文字数
- 写真・同意書の移行方法
- 文字化けや重複時の扱い
- 移行代行の有無、費用、所要日数
本番データを渡す前に、架空顧客3名だけのテストファイルで確認します。
5．無料トライアルで一日の営業を再現する
新システムは画面を見るだけでなく、架空データで次の流れを再現します。
- WebまたはLINEから予約する
- 電話予約を管理画面へ登録する
- 日時・メニューを変更する
- 問診票・同意書を入力する
- カルテへ施術内容を記録する
- 技術と物販を会計する
- 売上と次回予約を確認する
- 顧客・予約・売上を出力する
現在より入力が増える工程、外部サービスとの二重管理が残る工程を書き留めます。
6．未来予約を二つの台帳で照合する
並行運用中は、未来予約の正本を一つ決めます。
- どちらを正本にするか
- 何時に予約を照合するか
- 誰が差分を修正するか
- 二重予約が見つかったときの連絡手順
- ポータルサイト予約をどちらへ転記するか
同期できない予約経路は、受付時と営業終了前など確認時刻を固定します。
7．スタッフ向けの操作表を1枚にする
機能説明をすべて覚える必要はありません。営業で使う順番にまとめます。
- 出勤時：当日予約と連絡事項を確認
- 予約受付時：顧客検索、メニュー、設備を登録
- 来店時：受付、問診、同意を確認
- 施術後：カルテ、写真、次回提案を記録
- 会計時：技術、物販、値引き、支払方法を登録
- 閉店時：現金、決済、売上、未処理予約を照合
値引き、取消、データ出力、スタッフ削除などは、操作できる人を限定します。
8．顧客へ予約先の変更を案内する
顧客案内は、必要な人へ必要な時期に送ります。個人情報や予約内容をSNSへ公開しないでください。
LINE・メールの案内例
予約ページ変更のお知らせ
いつも当店をご利用いただきありがとうございます。○月○日以降のWeb予約は、下記の新しい予約ページからお願いいたします。
新予約ページ：［URL］
すでに確定しているご予約は、そのまま承っています。操作が分からない場合は、店舗までお問い合わせください。
店頭掲示の例
○月○日からWeb予約ページが変わります。現在確定している予約の取り直しは不要です。新しい予約方法はスタッフがご案内します。
送信前に、切替日、URL、既存予約の扱い、問い合わせ先を必ず店舗情報と照合します。
9．予約URLを一日で切り替える
切替日に次の順番で更新します。
- 公式サイト
- Googleビジネスプロフィール
- Instagramプロフィール
- LINE公式アカウント
- 固定投稿、ハイライト、QRコード
- 店内掲示、名刺、ショップカード
更新後はスタッフのアカウントではなく、顧客と同じ画面から予約完了まで確認します。UTMなどの計測パラメータを使う場合は、予約システムで流入元を確認できるかも試します。
10．バックアップを確認してから旧契約を終了する
旧システムを解約する前に、次を再確認します。
- 未来予約が全件一致している
- 顧客数と主要項目を照合した
- 写真、同意書、問診票の保管方法を確認した
- 回数券、ポイント、前受金の残高を確認した
- 必要なCSV・ファイルを取得した
- 解約日、最終請求日、返金条件を確認した
- 旧予約URLを各媒体から外した
年払いは途中解約しても返金されない場合があります。解約ボタンを押す前に、契約書、利用規約、請求画面を確認してください。
SALONAで確認できる乗り換え支援
SALONA公式サイトでは、サロンボード（ホットペッパー）とリピッテの顧客・売上・予約データは、CSVアップロードによる取込に対応すると案内されています。その他のサービスについても、無料の移行代行を案内しています。
2026年9月5日時点の公式表示は次のとおりです。
- Web・LINE予約、電子カルテ、問診票・同意書、売上、在庫などを一つの画面で扱える
- 月額4,980円（税込・スタッフ3アカウント以下）
- スタッフ数に応じた月額加算がある
- 新規登録後30日間は無料
- 無料期間中はクレジットカード登録不要
- 有料プランへ申し込まない場合、期間終了後は利用が制限される
- 月額プランは次回請求日から解約が有効となり、当月の日割り返金はない
- 年額プランは契約期間中に解約しても返金されない
移行できる項目、写真・同意書の扱い、作業日数は、実際の元データを示して個別に確認してください。
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新システムが合うかは、機能表だけでは判断できません。旧システムを解約する前に、架空データで予約、カルテ、会計、売上まで再現します。
広告主が示す成果条件は、実在するサロン・治療院または開業予定者が無料トライアルへ登録し、施術メニューを1件以上登録することです。本人、家族、関係者による申込みは対象外です。
申込み前に、最新の成果条件、料金、データ移行範囲、解約条件を公式画面でご確認ください。
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まとめ
サロン予約システムの乗り換えは、データ移行だけでは完了しません。予約経路の棚卸し、無料トライアル、並行運用、顧客案内、URL更新、バックアップ、旧契約の終了までを一つの計画にします。
旧サービスを先に解約せず、架空データで試したあと、未来予約を照合してから切り替えることが重要です。